职场电子邮件礼仪

据统计，如今互联网每天都传送的电子邮件数百亿封，但是这数百亿封有 一半是垃圾邮件或者无效邮件。电子邮件的礼仪与水平不仅代表一个人的专业能力、沟通能力更显示出一个为人处事的态度。一封措辞规范，内容清晰的邮件，是促 进双方交流的便利桥梁。因此，作为职场人士，必须熟练掌握书写电子邮件的各种技巧与礼仪。另外私人电子邮件和职场电子邮件有很大的差别，职场电子邮件礼仪 与私人邮件相比有更大的规范性。

主题

主题是接受者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用表意明确的主题，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

空白主题是最失礼的行为。空白主题不利于收件人判断邮件内容。主题要简短，不宜冗长。

主题要能真正地反映邮件的主要内容和重点，切忌使用含义不清的主题，如“王先生收”。

主题中要适当使用大写字母和特殊字符，以引起收件人的注意，但应当适度，特别是不要随便使用“紧急”之类的字眼。

关于称呼和问候

邮件的开头要称呼收件人。这样既显得礼貌，同时也明确提醒收件人此邮件是面向他的，要求他给出必要的回应。

如果对方有职务，应按照职务尊称对方，如“X经理“，如果不清楚职务，应当称“X先生”或者“X小姐”称呼，但是要把性别弄清楚。向同级别的同事，或者年龄比自己大的，或者职务比自己高的对象称“小X”是非常失礼的行为。

开头、结尾

最简单的邮件开头是“HI”，中文邮件用“你好”或者“您好”，英文邮件结尾常用的是“Best Regards”，中文的邮件用“祝您顺利”之类的祝词就可以了。

每封邮件在结尾都应有签名，这样对方可以清楚知道发件人的信息。签名包括部门、姓名、职务、时间等。

正文

正要行文要做到通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰地表达你的意思。另外内容要根据对方与自己的关系远近、等级关系、性格特点，采取不同的语气，以免引起对方不舒服的感觉。邮件表达对他人的尊重，“请”，“谢谢”之类的词语要在邮件中经常出现。

附件

如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查收附件。附件的名称要用有意义的名称，不要随意用字母或者数字代替。正文中还应该对附件类容做一个简要的说明。

发邮件

要区分“TO收件人”，“CC抄送”的区别。“TO”的对象是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对这封邮件给予回复。而”CC抄送“的对象则是只是需要知道这回事，“CC抄送”的对象没有义务对邮件给予回复。如果“CC”对象有建议，当然可以回邮件。

“TO”“CC”中的收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列或按职位等级从高到低。设当的规则有助于提高你的专业形象。

邮件的回复

邮件的回复做到及时，理想的回复是2小时之内，如果事情复杂你无法及时确切回复，那至少应该及时回复说：收到了，我们正在处理，一旦有结果会及时回复。另外回复中你要明白，对方发送给你邮件中的抄送人同样可以接收到你的回复，因此有必要对接受对象进行确认。

邮件的转发

邮件的转发，首先要确保收件人需要此邮件。另外转发中，还应对转发邮件的内容进行修改和整理，做到简洁明了，以突出关键信息。不要把回复了几十次的邮件转发给他人，让他人摸不着头脑 。

主动控制邮件的往来

为了避免垃圾邮件的出现，给大家造成时间的浪费。因此控制邮件的往来非常重要。因此发送邮件要避免以下几种情况。

选择接受对象要慎重。避免那些为了嫌麻烦，对通讯录一并选择，随意群发的事情发生。接受对象是有必要了解此邮件并需要回复的同事，对仅仅需要了解内容的抄送就可以了。对于可发可不发的邮件尽量做到不发。

避免越级发送邮件。邮件内容无非包括下达命令、报告工作、联络沟通等内容，报告工作一般原则发送到自己的直接上司。那些越级发送不但不合符自己的职责权限，同时大量的邮件也给高层领导阅读邮件带来不方便。

范文

TO: 彭部长

CC： 汪部长

主题：关于稿费事宜

附件：第九期《知音之刊》稿费

正文：

彭部长，您好：

目前第九期《知音之刊》已经发行，关于作者稿费的名单和金额在附件中，敬请查收。

祝您工作愉快

深圳知音行政人事部 霍黎威

2010年5月10日