香港特区政府驻北京办事处聘文员

2023-07-07

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香港特别行政区政府

驻北京办事处

行政组“文员（前台/文档管理/总务及物管）”工作职责

前台：

1．负责接待到访驻京办的客人，并指引相关同事接见；

2．负责接听外线电话；负责接收、发放收到的邮件，及本办邮件的外递；

3．负责纪录到访驻京办及求助等事宜的资料统计；

4 . 负责一楼展览厅的视频、照明等设备的开启和关闭；

5．负责整理和保管一楼展览厅的书籍及杂志等；

6．负责会议室预订事宜；

7．完成上司交办的其他工作。

文档管理：

1．整理、归类及存档公文；

2．协助办理职员工作居住证的申领、续签；

3．协助办理驻京办物品往返香港及北京船运的进出口手续；

4．安排收发驻京办的邮件；

5．订购、发放、整理及盘点办公室文具及耗材；

6．协助保养及维修部分办公设备；

7．整理及保存驻京办收到的礼品；

8．有需要时替岗主任私人秘书及前台等职位；

9 . 完成上司交办的其他工作。

总务及物管：

1、职员出差报销的计算及制作内部付款凭证 (Internal Payment Voucher)；

2、机票、酒店、快递、名片制作等款项的计算及制作IPV；

3、新增办公室设备的报价、过程的跟进及制作IPV；

4、协助维护及更新办公室设备的合同及纪录；建立并管理驻京办存货档案；

5、办公室通讯设备的维护及费用的计算；

6、机票及酒店的预定；名片/卡片/信封等的订制；

7、有需要时替岗主任私人秘书及前台等职位；

8、完成上司交办的其他工作。

本职位职员将会与本组其他职位轮岗，轮岗岗位包括：文员（前台）、文员（文档管理）、文员（总务及物管），轮岗时间约为四个月，视实际情况进行调整。

入职条件

1、毕业于内地或海外认可大学。

2、至少两年以上办公室行政工作经验，工作认真负责，责任心强。

3、流利中英文书写及口语，英文四级或以上水平，懂广东话更佳。

4、对香港有一定认识，幷/或曾在香港公司有工作经验可获优先考虑。

5、具备良好的沟通能力及人际关系。

Apply：hr@dpsc.com.cn。

截止日期：2023年3月22日17时30分

小编：Jl

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